Bedienungsanleitung für das SharePoint Lead- und Kontaktmanagement (CRM)

Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zum Umgang mit unserem Lead- und Kontaktmanagement.


1. Teamkontakte konfigurieren

Um die Teamkontakte zu konfigurieren, gehen Sie links im Menü auf -> /Verwaltung/ und dann auf -> /Teamkontakte/ (siehe Bild 1).
Im neuen Fenster klicken Sie auf -> /Neues Element/ (siehe Bild 2).
Im Anschluss können Sie nun sämtliche Angaben zu einem einzelnen Teamkontakt hinzufügen und den/die Bearbeiter von Leads definieren und sie (mehreren) verschiedenen Teams zuordnen. Hierbei sind mit Sternchen gekennzeichnete Kästchen Pflichtfelder,
alle anderen Felder sind optional auszufüllen. Nach Eingabe der Daten bestätigen Sie diese mit -> /Speichern/ (siehe Bild 3).


2. Absender-Email-Adresse konfigurieren

Mit der Absenderadresse kann eine zentrale Email-Adresse angegeben werden.
Um die Email-Adresse des Absenders zu konfigurieren, gehen Sie links im Menü auf -> /Verwaltung/ und dann auf
-> /Absenderadresse Mail/ (siehe Bild 1).
Im nächsten Schritt klicken sie nun auf -> /Neues Element/ (siehe Bild 2) und im Anschluss im neuen Fenster auf die -> 'drei Punkte',
die sie dort sehen: Es öffnet sich ein neues Menüfenster, in dem Sie dann auf -> /Element bearbeiten/ gehen (siehe Bild 3).
Im wiederum neuen Fenster geben Sie unter dem Punkt 'Einstellung' das hier in Anführungszeichen Stehende genau so ein: "AbsenderEmailAdresse". Bei -> 'Wert' können Sie jetzt die von Ihnen gewünschte Absenderadresse eingeben;
anschließend bestätigen sie das Ganze mit -> /Speichern/ (siehe Bild 4).


3. Installieren des dox42 Plugins auf einem Rechner

Das dox42 Plugin wird zur Erstellung von Vorlagen benötigt und installiert sich innerhalb von Word / Excel / PowerPoint.
Um dox42 auf Ihrem Rechner zu installieren, gehen Sie zuallererst auf www.dox42.com/Kontakt .
Klicken Sie dort in das Kästchen -> /Free Key anfordern/ und geben Sie Ihre Daten in die entsprechenden Felder ein. Geben Sie anschließend unter dem Feld "Captcha" stehenden Zeichen rechts daneben in das freie Feld ein und klicken Sie auf -> Senden/ (siehe Bild 1).
Sie erhalten nun auf ihrem Bildschirm folgenden Text angezeigt: "Vielen Dank für Ihre Anfrage! Wir kontaktieren Sie in Kürze." (siehe Bild 2).
Kurz darauf erhalten Sie in der Tat eine Mail mi dem Betreff "Ihre dox42 Anfrage" in Ihren angegebenen Posteingang mit einem Link zum Download der Software sowie Ihrem persönlichen Free Key. Diesen kopieren Sie sich und klicken dann auf den Link (siehe Bild 3).
Nun befinden Sie sich im dox42-Downloadbereich: Laden Sie hier, wie auf der Seite auch angegeben, "die Vollversion des dox42 Enterprise Add-Ins (enthält die dox42 Add-Ins für MS Word, Excel und PowerPoint) sowie den dox42 Server herunter." (siehe Bild 4). Am besten öffnen Sie dazu die beiden Downloads in je einem neuen Tab, akzeptieren die AGBs (siehe Bild 5) und schließen dann mit je einem weiteren Klick im entsprechenden Fenster den Download ab (siehe Bild 6).
Das heruntergeladenen Paket, welches Sie entweder unten auf Ihrem Desktop oder in Ihrem Explorer unter Downloads finden, entzippen bzw. entpacken Sie jetzt und schließen im Anschluss Word/Excel/PowerPoint, um die Setup.exe ausführen zu können.
Auf einigen Systemen muss die Setup.exe mit Administrator-Berechtigungen ausgeführt werden (rechte Maustaste > „Als Administrator ausführen“), um "Visual Studio Tools for Office"-Fehler zu vermeiden.
Nach der ersten Installation ist es nötig, dass Sie Ihr dox42 Word/Excel/PowerPoint Add-In noch aktivieren: Hierfür klicken Sie oben in der Schaltfläche auf „Aktivieren“ und tragen Ihren Free Key dort ein (siehe Bild 7).


4. Anpassen der Dokumentenvorlagen

Um eine Dokumentenvorlage anzupassen, gehen sie zunächst links im Menü auf -> /Websiteinhalte/ und dann auf -> /Dokumentenvorlagen/.
Als nächstes suchen Sie die Word-Vorlage aus, die Sie überarbeiten möchten (z.B. 'Lead E-Mail Benachrichtigung') und klicken auf die nebenstehenden 'drei Punkte' (1). Es öffnet sich nun ein neues kleines Fenster und auch dort klicken Sie wieder auf die 'drei Punkte' (2).


Nun klicken Sie auf -> /Kopie herunterladen/ (3).

Diesen Vorgang wiederholen Sie nun, nur diesmal mit der zugehörigen Datamap-Datei (4-6; in dem Fall 'Leads').


Im Folgenden öffnen Sie 'Word' und gehen auf -> /Öffnen/ (7) -> /Downloads/ (8) und wählen die eben heruntergeladene Word-Datei aus (9; in diesem Beispiel 'Firma Übersicht'). Klicken Sie "Öffnen, damit die Datei geöffnet wird (10).



Im geöffneten Word-Programm gehen Sie nun in der Leiste oben auf -> /dox42/ (11). 



Klicken Sie nun im Menüband auf -> /Datamap bearbeiten/ (12) -> /Datei/ (13) -> /Öffnen/ (14) -> /Downloads/ und wählen wieder die zugehörige Datamap-Datei aus (in diesem Fall also 'Firmen'; siehe Bild 7). Das nächste Fenster schließen Sie einfach, sofern Sie sich bereits eingeloggt haben (siehe Bild 8) - andernfalls haben Sie die Möglichkeit, dies hier nachzuholen und ihre Login-Daten einzugeben (Doppelklick auf jeden anzupassenden Bereich und Login-Daten eingeben). Im darauffolgenden Schritt drücken Sie auf -> /OK/ (siehe Bild 9) und dann in 'Word' auf -> /Datenfeld einfügen/ (siehe Bild 10). Jetzt können Sie per Drag & Drop bzw. mit doppeltem Mausklick die Vorlage nach Belieben anpassen und bearbeiten: Ziehen Sie einfach den Platzhalter an die gewünschte Stelle, achten Sie allerdings darauf, dass Sie die Kategorien einhalten (z.B. 'Kennzeichen zu 'Kennzeichen'; siehe Bild 11 - 'Produkte' zu 'Produkte'; siehe Bild 12 - 'Verträge' zu 'Verträge'; siehe Bild 13). Sind Sie mit der Anpassung fertig, so klicken Sie links oben im Bildrand auf -> /Generieren/, geben Sie im aufpoppenden Fenster eine '1' ein und klicken Sie auf -> /Weiter/ (siehe Bild 14). Abschließend geben Sie die URL der Website an, von der die Daten abgerufen werden sollen und gehen danach auf -> /Generieren/ (Siehe Bild 15). Das neue Dokument wurde nun mit Ihren Anpassungen erstellt (siehe Bild 16).


5. Einbinden einer Dokumentenvorlagen in eine Mailvorlage

Um eine Dokumentenvorlage in eine Mailvorlage einzubinden, gehen Sie links im Menü auf -> /Verwaltung/ und dann auf
-> /E-Mailvorlagen/ (siehe Bild 1).
Im nächsten Schritt klicken Sie auf -> /Neues Element/ (siehe Bild 2).
Nun müssen Sie die neue Vorlage betiteln und können noch weitere Informationen wie 'Beschreibung', 'Betreff' und 'Inhalt' angeben und dann eine der dox42-Dokumentenvorlagen integrieren (siehe Bild 3) sowie angeben, wofür die Vorlage verwendet werden soll. Abschließend klicken sie auf -> /Speichern/ (siehe Bild 4).


6. Anlegen von Aufgabensets

Aufgabensets sind hilfreich für die Erzeugung von wiederkehrenden Aufgaben bzw. von Checklisten.
Um ein Aufgabenset zu erzeugen, gehen Sie links im Menü auf -> /Verwaltung/ und dann auf -> /Aufgabensets/.
Hier können Sie nun ein neues Set erstellen (siehe Bild 1).


7. Leadkennzeichen und weitere Leadparameter

Um ein neues Leadkennzeichen zu erzeugen, gehen Sie links im Menü auf -> /Verwaltung/ und dann auf -> /Leadkennzeichen/
(siehe Bild 1).
Als nächstes klicken Sie nun auf -> /Neues Element/ (siehe Bild 2).
Im neuen Fenster können Sie nun den Titel des Leadkennzeichens bestimmen, welches Sie dann mit -> /Speichern/ bestätigen
(siehe Bild 3).

Möchten Sie einen vorhandenen Leadstatus bearbeiten, so ist dies direkt im entsprechenden Lead möglich: Gehen Sie auf -> /Leads/, wählen Sie den von Ihnen gewünschten Lead aus und gehen Sie auf -> /Bearbeiten/ (siehe Bild 4).
Anschließend können Sie den neuen Status des Leads bestimmen, indem Sie unter 'Leadkennzeichen' in das leere Feld klicken
und nun einen der vorgeschlagenen Status auswählen (z.B. "Nachfrage nach Angebot").
Das Ganze bestätigen Sie abschließend mit -> /Speichern/ (siehe Bild 5).
Eine weitere Option ist, hier die Generierung eines Aufgabensets anzustoßen - dieses wird zuvor im Aufgabenset definiert
(siehe "6. Anlegen von Aufgabensets").


8. Anlegen von neuen Kontakten

Um einen neuen Kontakt anzulegen, gehen Sie links im Menü auf -> /Kontakte/ und dann auf -> /Neues Element/ (siehe Bild 1).
Im Anschluss können Sie nun sämtliche Firmendaten eingeben, welche sie anschließend mit -> /Kontakt anlegen und vervollständigen/ bestätigen (siehe Bild 2).


9. Anlegen von neuen Firmen

Um einen neuen Firmenkontakt anzulegen, gehen Sie links im Menü auf -> /Firmen/ und als dann auf -> /Neues Element/ (siehe Bild 1).
Im neuen Fenster können Sie nun sämtliche Kontaktdaten eingeben, welche sie anschließend mit -> /Firma anlegen und vervollständigen/ bestätigen (siehe Bild 2).


10. Anlegen von neuen Leads

Um einen neuen Lead anzulegen, gehen Sie links im Menü auf -> /Aktuelle Leads/ und dann auf -> Neues /Element/ (siehe Bild 1).
Im neuen Fenster können Sie nun sämtliche Daten zu dem Lead eingeben, welche sie anschließend mit -> /Lead anlegen und vervollständigen/ bestätigen (siehe Bild 2).


11. Erstellen von Dokumenten

Um ein neues Dokument zu erstellen, gehen Sie links im Menü je nach Situation auf -> /Leads/, -> /Kontakte/ oder -> /Firmen/
und anschließend auf -> /Bearbeiten/ (siehe Bild 1).
Hier klicken Sie nun auf -> /Dokument erzeugen/ (siehe Bild 2) und bestimmen dann im nächsten Schritt mit einem Klick, aus welcher Ihrer Vorlagen dieses Dokument erstellt werden soll (siehe Bild 3).
Das gewünschte Dokument wurde nun erstellt und sie können es nun abrufen und darauf zugreifen (siehe Bild 4).


12. Hochladen von Dokumenten

Um ein neues Dokument hochzuladen, gehen Sie links im Menü und dann wahlweise auf -> /Leads/, -> /Kontakte/ oder -> /Firmen/
und anschließend auf -> /Bearbeiten/ (siehe Bild 1).
Hier klicken Sie nun auf -> /Dokument hochladen/ (siehe Bild 2).
Im neuen Fenster klicken Sie zunächst auf -> /Dateien/, wählen dann aus Ihrem Ordner die entsprechende Datei per Mausklick aus, bestätigen dies mit -> /Öffnen/ (alternativ auch via Drag and Drop) und und laden sie zu guter letzt mit -> /Hochladen/ in Ihre Dokumentenbibliothek (siehe Bild 3).
Das neue Dokument ist jetzt mit dem gewählten Lead, Kontakt oder der Firma verknüpft.


13. Anlegen von Aufgaben

Um eine neue Aufgabe anzulegen, gehen Sie links im Menü und dann wahlweise auf -> /Leads/, -> /Kontakte/ oder -> /Firmen/
und anschließend auf -> /Bearbeiten/ (siehe Bild 1).
Hier klicken Sie nun auf -> /Neue Aufgabe/ (siehe Bild 2).
Im neuen Fenster können Sie die Aufgabe anschließend genau definieren. Nach dem Sie -> /Lead (bzw. Firma oder Kontakt) anlegen und vervollständigen/ gedrückt haben, ist die neue Aufgabe mit dem entsprechenden Lead, Kontakt oder der Firma verknüpft (siehe Bild 3).


15. Mail Client & Mailvorlagen

Um eine Email zu versenden, gehen Sie links im Menü optional auf -> /Leads/, -> /Kontakte/ oder -> /Firmen/ und anschließend auf
-> /Bearbeiten/ (siehe Bild 1).
Im neuen Fenster klicken Sie nun auf -> /E-Mail senden/ (siehe Bild 2).
Im nächsten Schritt können Sie bestimmen, ob die Email von der eigenen oder einer zentralen Email-Adresse versendet werden soll, ebenso können sie den Adressaten aus der Verteilerliste auswählen und wenn Sie möchten, jemand Weiteres ins CC setzen. Ob Sie nun selbst einen Text verfassen oder eine hinterlegte -> /Vorlage importieren/ (mit Platzhaltern für E-Mails), ist ebenfalls Ihnen überlassen (siehe Bild 3).
Wenn Sie sich für -> /Vorlage importieren/ entschieden haben, wählen Sie diese anschließend aus und klicken auf -> /übernehmen/ (siehe Bild 4).
Sowohl die Vorlage als auch der Betreff wurden nun implementiert und Sie können die Email versenden (siehe Bild 5).


16. Anlegen von Terminen

Um einen Termin anzulegen, gehen Sie links im Menü und dann optional auf -> /Leads/, -> /Kontakte/ oder -> /Firmen/
und anschließend auf -> /Bearbeiten/ (siehe Bild 1).
Im neuen Fenster klicken Sie nun auf -> /Neuer Termin/ (siehe Bild 2).
Im nächsten Schritt können Sie nun die Termindetails bestimmen - die mit dem Sternchen versehenen Kästchen sind Pflichtfelder.
Wenn Sie dies wünschen, können Sie direkt von hier auch weitere interne und externe Teilnehmer zu dem Termin einladen und eine Outlook-Einladung versenden (siehe Bild 3).
Sobald der Termin angenommen bzw. bestätigt wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung.


17. Arbeiten mit dem Newslettermodul

Das Newslettermodul ist geeignet zum Versenden von Emails auf Basis von Vorlagen mit Platzhalter aus Ansichten heraus. Sie können entweder Elemente selektieren oder die gesamte Ansicht als Adressat auswählen.
Eine Sammel-Email können Sie aus den Bereichen -> /Leads/, -> /Kontakte/ und -> /Firmen/ heraus verschicken - Sie können auch hier nochmal unter "Kennzeichen" weiter selektieren.
Nach Ihrer Wahl gehen Sie zunächst auf -> /Elemente/ (siehe Bild 1).
Im Anschluss bestimmen Sie entweder einzeln, an wen die Mail verschickt werden soll oder wählen mit Setzen des "Häkchens", dass alle Kontakte in Ihrer vorliegenden Liste die gleiche Nachricht erhalten sollen und klicken dann auf -> /Konfigurieren und Senden/ (siehe Bild 2).
Im neuen Fenster klicken Sie in das leere Feld und suchen dann aus, aus welcher Ihrer Bibliotheken die Vorlage stammen soll (z.B. "Dokumente"; siehe Bild 3), welche Sie dann im nächsten Schritt konkret auswählen (z.B. "Zusätzliche Produkte; siehe Bild 4).
Danach klicken Sie auf -> /Weiter/ (siehe Bild 5).
Im nächsten Schritt geben Sie an, aus welcher Spalte die Empfänger-Email-Adresse bezogen werden soll und klicken dann wieder auf -> /Weiter/ (siehe Bild 6).
Nun haben Sie die Möglichkeit, sich durch Herunterscrollen, die Vorschau der generierten Mail anzuschauen; wenn sie auf -> /Vor/ klicken, erscheint die Vorschau der nächsten Mail. Klicken Sie erneut auf -> /Weiter/ so gelangen Sie zum nächsten Menüpunkt , zum Absender (siehe Bild 7).
Hier gilt es nun, die Absender-Adresse (siehe Bild 8) wie auch den Betreff der Mail zu bestimmen. Klicken Sie im Anschluss wieder auf -> /Weiter/ (siehe Bild 9).
Bevor Sie die Mail nun an die von Ihnen gewünschten Empfänger weiterleiten, haben Sie die Option, eine Test-Email zu verschicken und so das Rausgehende nochmal genau zu überprüfen. Haben Sie dies getan bzw. sich dagegen entschieden, so klicken Sie abschließend auf -> /Serien-Mail senden/ (siehe Bild 10).


14. Nutzen von Aufgabensets

Aufgabensets können Sie direkt zu einem bestimmten -> /Lead/ -> /Kontakt/ oder einer -> /Firma/ hinzufügen. Wählen Sie einfach Entsprechendes aus und gehen Sie anschließend auf -> /Bearbeiten/ (siehe Bild 1).
Im neuen Fenster können Sie nun hierzu ein -> /Aufgabenset erzeugen/ (siehe Bild 2).
Als Nächstes bestimmen Sie, welches Ihrer bereits erstellten Aufgabensets erstellt werden soll -- dies tun Sie mit einem Klick auf das Symbol -> /Aufgaben erzeugen/ und bestätigen dies noch einmal mit -> /OK/ (siehe Bild 3).
Im darauffolgenden Fenster sehen Sie nun, dass das Aufgabenset tatsächlich erstellt wurde (siehe Bild 4).

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